Work From Home itu artinya kamu bekerja dari rumah. Iya, bekerja. Mengerjakan tugas-tugas kantor bukannya malah main game online atau bikin video TikTok sebanyak mungkin. Buktikan bahwa kamu memang benar-benar layak digaji. Yuk, intip 3 aplikasi yang bikin Work From Home kamu lebih produktif.

Beberapa dari kita mungkin sudah tidak pernah keluar lagi semenjak Pandemic Covid-19 melanda Indonesia. Berbagai upaya dilakukan agar tetap di rumah saja, bahkan perusahaan-perusahaan dengan tegas mengambil keputusan bagi karyawannya untuk Work From Home (WFH). Tetapi tak sedikit dari kita memanfaatkan WFH ini dengan rebahan, menghabiskan film-film di aplikasi streaming atau mungkin dalam sehari bisa membuat 30 video TikTok. Hehehe.

Menjadi kesyukuran yang teramat bagi saya yang masih bisa WFH, pun saya harap dengan teman-teman yang menjalankan WFH yang bahkan sudah lebih dari satu bulan. Lalu bagaimana caranya semua target yang sudah tersusun di awal tahun tercapai? Dan bagaimana bisa berkolaborasi dengan teman kerja se-divisi atau bahkan beda divisi bisa berjalan tanpa hambatan? Jawabannya, ya harus online! Kolaborasi secara online, mungkin tidak bisa se-efektif offline, tapi setidaknya kita mencoba bukan?

I’ll introduce you, 3 aplikasi yang membuat saya dan rekan-rekan kerja saya tetap produktif atau makin produktif malah ketika WFH;

Basecamp

Tampilan aplikasi Basecamp

Jika membuka Basecamp.com kamu akan langsung melihat tulisan “Basecamp is the premier project management + internal communication tool for remote WFH teams worldwide”.

Basecamp bisa jadi pilihan utama untuk kamu dan rekan-rekan kerja agar bisa terus terkoneksi satu sama lain di kala WFH. Menurut saya, Basecamp adalah workspace yang penggunaannya paling simple dan fiturnya cukup lengkap. Ohya, aplikasi ini free dan bisa mengundang 20 orang.

Saya akan coba bedah satu persatu fitur-fitur yang ada dalam Basecamp;

Fitur yang terdapat pada aplikasi Basecamp

Message Board: Semacam papan pengumuman yang mana bisa kamu masukan goal dari project tersebut serta goal masing-masing tim dalam project tersebut untuk mengukur keberhasilan project tersebut. Jika di tempat saya bekerja, tolak ukur kerberhasilannya menggunakan OKR (Objective & Key Result). Berbeda dengan KPI, OKR memiliki tujuan yang spesifik dan langkah-langkah yang terukur untuk mencapai tujuan. Perusahaan yang mengadopsi metode OKR adalah Google & Intel.

Objectives adalah tujuan yang ingin dicapai, sementara Key Results adalah ukuran yang digunakan untuk melihat sejauh mana usaha untuk mewujudkan objectives tersebut

Mengisi Message Board penting karena ini awal dari kamu dan timmu agar bisa diturunkan pada kolom To-Do atau hal-hal apa saja yang harus kamu lakukan agar targetmu bisa tercapai dan OKR-mu 100% done ketika review akhir tahun kelak.

Document; Jika selama ini kamu kirim dokumen menggunakan email kantor, maka waktunya mengumpulkan dokumen-dokumen kamu dan rekan kerjamu dalam satu tempat. Agar jika kamu sakit atau sedang liburan kamu ga perlu diganggu rekan kerja yang tetiba minta dikirimin dokumen yang sudah pernah kamu kirim. Setiap tim yang diundang bisa melihat dokumen ini.

Campfire: Biasanya kalau abis kirim email, si pengirim mengingatkan si peminta document bahwa dia sudah kirim dokumen yang diminta, lalu dibalas via email dan ada bebrapa revisi, kemudian si peminta dokumen WA mengingatkan bahwa filenya ada yang harus direvisi, kemudian sudah direvisi dan kirim email, kemudian kontak lagi via WA. Aduh, keseringan gitu ga sih kamu kak? Email-WA, WA-Email gitu aja terus sampe Donald Trump rambutnya kaya mie kuning! Hahaha. Ribet kan?! Nah, campfire ini gunanya seperti What’s App (WA) jadi kalau abis kirim document kamu japri aja di camfire, atau mau kirim ke group chat nya juga bisa. Asyik kan? Hehe

To-Do yang dibuat ada timeline dan juga due date. Yang mana langsung terintegrate ke kolom schedule basecamp. Jadi kalau isi To do jangan lupa isi juga time line dan due date nya ya.

Nah, ini yang paling asyik nih. Kalau kamu leader di divisi kamu asyik banget pakai basecamp. Karena di basecamp ada fitur Automatic Check in, jadi si leader bisa kirim pertanyaan “Are you block on anything?” untuk bisa tahu ini tim saya ada kendala gak ya dalam mengerjakan to-do nya. Atau bisa juga Tanya “How do you think this project’s been going so far?” Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk mengecek keadaan masing-masing karena pertanyaan ini akan masuk ke email masing-masing orang dan bisa juga dijadwalkan. Misal si leader mau bertanya “Are you block on anything?” setiap senin-jumat pukul 5 sore dan pertanyaan ini akan masuk juga ke email masing-masing anggota basecamp. Jadi, semacam reminder hayyo hari ini kerja ga kamu? Apa Cuma bikin video tiktok aja mentang-mentang WFH. Haha.

Aplikasi basecamp free, hanya saja jika free hanya bisa mengundang 20 orang dan 3 channel project. Jika berbayar harus mengocek $99/bulan atau seharga 1.485.000. Tapi menurut saya, jika kamu pakai yang free saja sudah cukup kok kalau melihat fitur-fitur yang mereka tawarkan. Ohiya, aplikasi ini sudah tersedia di IOS maupun android

Notion

Mempunyai tagline “All-in-One-Workspace” Aplikasi ini lebih lengkap dan kita pun bebas mengatur apa saja yang akan mengisi tampilan aplikasi ini. Ibaratnya, kamu punya kantor baru dan kamu sendiri yang bebas menentukan dan merancang layout kantor kamu. Mau bikin rooftop boleh, bisa taruh tenis meja juga boleh, biar kalau boring refreshing sebentar. Dan akan ada kursor dengan profil kita jika kita sedang berselancar di applikasi notion tesebut.. Misal saya lagi membuka bagian home eh ternyata kawan saya juga sedang membuka home notion, maka kursos dengan foto profilnya pun terlihat, jadi walau kita jauh tapi seakan-akan kita tetap ada di ruangan yang sama. Kalau kamu menggunakan aplikasi ini siap-siap untu meluangkan waktu untuk mengisi layout yang nyaman untuk kamu bekerja.

Tampilan depan workspace Diah Sally inc saya di aplikasi Notion
Tampilan depan workspace kantor saya di aplikasi Notion
Buat layout suka-suka di Notion

Supaya lebih akrab, satu sama lain mengisi pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya pribadi di kolom Employee Directory.
Di kolom ini setiap tim boleh meng-upload foto/audio/video apa saja, kegiatan kantor atau event yang kami selenggarakan. Dibuat agar ketika tim mulai lelah, melihat kolom ini tim kembali semangat melihat perjalanan yang sudah dilalui bersama-sama.

Aplikasi ini free trial, cuma yaa bersiap dengan fitur-fitur yang mungkin tak kamu temukan jika berbayar. Kalau kamu ingin menggunakan aplikasi ini dengan fitur lengkap, kamu cukup berinvestasi $4/moth atau setara 60.000 termasuk murah jika dibandingkan dengan basecamp.

Miro

Tampilan awal Miro di desktop

Miro juga bisa jadi pilihan, bagi kamu yang WFH. Sama seperti Basecamp lengkap dengan fitur telekomunikasi, hanya saja Miro lebih berwarna kamu bisa menggunakan warna-warni seperti post it. Jika kamu terbiasa menulis to-do pada post it dan menempelkannya di dinding kantor,maka di Miro pun kamu bisa menuliskannya di post it dan menempelkannya pada wall Miro kamu. Juga sudah terrsedia dengan berbagai template yang bisa kamu pilih untuk board Miro kamu. Tapi bisa jadi membingungkan karena template yang mereka berikan cukup banyak. Jika dilihat dari UI/UX nya terlalu ribet menurut saya, jika nantinya masing-masing tim mengisi post it. Tetapi asyiknya kamu juga bisa mengomentari isi langsung pada dokumen yang di-post misalnya.

miro.com

Harga yang mereka tawarkan pun bervariasi, silakan diukur kebutuhan kamu jika ingin memakai aplikasi ini.

Tetapi kamu bisa menggunakannya secara free hanya saja yaa namanya free yaa fitur-fiturnya tidak se-lengkap yang berbayar tentu serta hanya bisa mengundang 7 orang ke dalam board. Hehe.

Itu dia 3 aplikasi yang bisa bikin kamu makin produktif. Silakan pilih sesuai kebutuhan, kalau tempat saya bekerja menggunakan Notion karena memang selain lengkap fiturnya, pun harganya relative murah dan kebutuhan untuk atasan tetap mengontrol timnya agar tetap produktif lebih mudah serta detil. Hehe. Ohiya, aplikasi di atas bukan hanya cocok untuk kamu yang bekerja dalam tim, kamu jika ingin membuat kehidupan pribadimu makin produktif juga bisa menggunakan aplikasi tersebut. Mungkin kamu bisa mulai dengan membuat OKR untuk dirimu sendiri, ingat-ingat mimpi apa yang ingin terwujud tahun ini. #WFH & #DirumahAja bukan alasan untuk ga produktif ya!

Plan, Design & be Productive!